Como compor o orçamento para um evento?

Por Caroline Lima

Entender a diferença entre os custos dos fornecedores é muito importante para validar a sua planilha de orçamento. Definir o quanto gastar com cada serviço é essencial para a organização e, consequentemente, o sucesso do seu evento.

Muitas vezes o seu budget não vai fechar porque o preço estimado não é compatível com o real. Mas não se preocupe, isso é mais normal do que você imagina. Vamos fazer uma simulação simples, baseada nos nossos custos, para você entender do que estamos falando. Se considerarmos um evento “tradicional”, para 100 pessoas, em formato auditório com 2 coffee breaks, projeção, iluminação e sonorização básicas, teríamos o seguinte cenário do gráfico.

Como se divide o meu orçamento

Grosso modo, o gerador é o menor custo do seu evento e não vai ultrapassar 10% do orçamento total. Na sequência, áudio e vídeo ocupam em torno de 20% do seu budget, como se pode ver na parcela amarelada. As pessoas acreditam que o maior custo será a locação, quando, na verdade, é o de alimentos e bebidas.

Apesar da diferença do quanto consomem do orçamento, todos os setores são importantes. Por isso é importante planejar e visualizar quanto cada um deles vai tomar do seu budget. Um erro muito comum é tirar muito  investimento de um setor para abusar no outro. Por exemplo, pegar uma parcela gigante do orçamento para trazer uma banda incrível ao seu evento e não garantir um valet.

É preciso que todos os setores estejam bem planejados, alinhados e tenham o mesmo nível de entrega. Com essa visão macro do que é o orçamento, metade do caminho para o sucesso  já está trilhado. Agora se o seu evento é um pouco mais complexo e você quer um guia sobre como organiza-lo, acesse o nosso e-book: como organizar um evento de sucesso.

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