Imprevistos acontecem! Saiba como lidar com eles no seu evento

Um evento de sucesso sempre é resultado de um bom planejamento. Mas, por mais detalhado que esteja o passo a passo, imprevistos podem acontecer antes e durante o evento. Por exemplo, um problema técnico com algum equipamento ou estrutura; atraso de um prestador de serviços; buffet insuficiente ou com qualidade inferior; entre muitos outros acasos que podem aparecer de última hora.

É o engajamento na solução de situações como essas que destacam os bons profissionais no mercado- aqueles que estão preparados para resolver qualquer problema com agilidade e eficiência, sem prejudicar a qualidade do evento, são reconhecidos.

Na área de organização de eventos, o senso de urgência e o dinamismo são essenciais. Listamos aqui tudo que você precisa saber para encarar uma situação problemática no seu evento sem maiores transtornos. Vamos lá?

Como lidar com imprevistos no evento

Equilíbrio emocional

Diante de um problema, fique calmo, o nervosismo nunca ajuda. Manter a cabeça tranquila é o primeiro passo para encontrar a melhor solução e garantir que o evento ocorra como planejado.

Jogo de cintura

Seja flexível ao encarar uma situação problemática. É nessa hora que a sua habilidade em se relacionar com as pessoas contribuirá para sair das dificuldades. Converse com os fornecedores, negocie o que for preciso e não tenha medo de improvisar.

Agilidade

Imprevistos de última hora, como já diz a expressão, acontecem momentos antes de o evento começar ou até mesmo durante. Então, não há tempo a perder, tome decisões de maneira rápida para não comprometer o sucesso do evento. É muito importante que toda a equipe esteja alinhada para solucionar qualquer problema com agilidade.

Sinceridade

Se algo não saiu conforme o esperado, não adianta esconder. Seja sincero com os contratantes, informe-os sobre o ocorrido e acalme-os mostrando como o problema está sendo solucionado. Transparência, comunicação aberta e cordial são essenciais para manter credibilidade do seu nome e de seus serviços.

Comunicação

Utilize os aparatos tecnológicos a favor do seu trabalho. Durante o evento, mantenha contato constante com a sua equipe por meio de rádio ou aplicativos de celular. Ter todos cientes e envolvidos é fundamental para resolver qualquer imprevisto com o menor impacto possível e com maior agilidade.

Checklist

Todas as informações do evento – como local, horários, programação, mobiliários, colaboradores com suas respectivas funções, prestadores de serviços – devem ser detalhadas no checklist. Não deixe nada de fora dessa lista, ela é a base para verificar todo o trabalho que está sendo feito e, em caso de problemas, um documento de fácil acesso às informações.

Plano B

Tenha sempre um plano B que poderá salvar o seu evento em situação crítica. Aqueles contatos de fornecedores confiáveis, prestadores de serviços gerais, de alugueis de equipamentos, segurança, entre outros, são extremamente úteis para cobrir a ausência de algum fornecedor contratado ou problemas de última hora.

Contratos

Jamais feche um serviço com um fornecedor sem assinar um contrato. O documento descreve todos as responsabilidades do prestador de serviços, bem como as obrigações, direitos e deveres das duas partes. Em caso de não cumprimento do contrato pelo fornecedor, por exemplo, o organizador do evento se resguarda de qualquer responsabilidade.

Imprevistos acontecem. O que fará diferença é a forma como você irá resolvê-los. Você já passou por imprevistos em eventos? Deixe aqui um comentário contando a sua experiência e, também, como foi o processo de solução. A sua história pode servir de inspiração para outros profissionais!

E claro, se você quer saber ainda mais sobre planejamentos de eventos, não deixe de baixar nossos e-books e de curtir a página do Rooftop 5 no Facebook para saber todas as novidades do espaço.

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