4 dicas para fazer uma lista de tarefas que realmente funciona!

Todo produtor de eventos sabe que organização é fundamental. E nada melhor que uma boa lista de tarefas para fazer a gestão do tempo e não deixar nenhum detalhe de fora. Por meio dela é possível acompanhar o processo de produção do evento e medir a produtividade pessoal de quem o promove.

Agora que você já sabe que a lista de tarefas é indispensável, é hora de aprender a fazer uma que realmente funciona. Vamos começar? Então, confira!

1. Seja realista

Todo evento precisa de um planejamento e a lista de tarefas precisa ser fiel a ele. Isso garante que as ações sejam desempenhadas dentro do que foi estabelecido. Ser realista é fundamental, pois garante que a gestão de tempo seja eficaz.

Quando a lista de tarefas acumula informações que não estão dentro do que foi planejado, o organizador corre o risco de perder o foco e atrasar o andamento dos trabalhos.

2. Defina prazos

As atividades devem conter prazos alcançáveis e dispostos de forma clara. Acompanhar esses prazos é importante para que nenhum imprevisto atrapalhe o andamento do cronograma do evento. A cada ação finalizada, atualize o status e siga para outra tarefa.

Trabalhar com status facilita a visualização dos prazos dos prazos que estão sendo atendidos, bem como daqueles onde haverá atrasos. Utilize os seguintes status: concluído, em andamento e pendente.

3. Seja objetivo

Seu objetivo não é apenas ser realista. É ser sucinto. Relacionar apenas o que realmente é importante para a organização do evento. No planejamento você anotou todas as ideias. Nele ainda é permitido exagerar, mas para a lista de tarefas devem ir apenas as informações que vão compor o plano de ação. E ele deve ser claro e fácil de gerenciar.

4. Organize de acordo com segmentos

Para facilitar a realização das tarefas, separe sua lista em segmentos específicos e de acordo com o tempo em que cada um deve ser realizado. Para isso, crie um cronograma de acordo com os principais segmentos.

Local e data

A escolha do local é um ponto relevante e deve ser feito com o máximo de antecedência. Escolha um espaço com a estrutura adequada para o público-alvo e para o tipo de decoração do evento. A data também exige antecedência para dar tempo de planejar e divulgar.

Fornecedores

Separe na sua lista de tarefas um campo para colocar contatos. É importante que o nome de eventuais fornecedores estejam à disposição no caso de possíveis imprevistos.

​Recursos humanos e materiais

Neste campo você poderá colocar tudo que envolve a contratação de pessoas – recepcionistas, fotógrafos, assessores, manobristas, garçons, cerimoniais, etc – e de materiais como equipamentos de som, vídeo e luz.

Pós-evento

Depois do evento, nada melhor que realizar relatórios – financeiros e operações – a fim de ter um feedback do que deu e do que não deu certo. O pós-evento também deve conter: prestação de contas e agradecimentos a todos os envolvidos na realização do mesmo.

Para conhecer nossos espaços e já começar a planejar um evento incrível, solicite aqui um orçamento personalizado.

Deixe um Comentário