Método GTD (getting things done): saiba como ele pode otimizar a organização de eventos

Os produtores sabem como o acúmulo de atividades é um motivo clássico de estresse, que pode comprometer o desenvolvimento de qualquer organização de eventos.

Para evitar esse tipo de problemas, uma solução é aplicar o método GTD para organização de eventos, que melhora a fluidez do trabalho ao ordenar a execução das ações.

Aplicando essa técnica, você tem a oportunidade de melhorar o aproveitamento do seu tempo de trabalho, o que lhe garante maior eficiência para cumprir suas atividades e, consequentemente, uma prestação de serviço de maior qualidade para seus clientes.

Para entender mais sobre o método GTD, continue lendo este post! Veja como ele pode ser útil para a organização de eventos e quais atitudes você deve tomar para se tornar um adepto desse sistema.

O método GTD

O método “Getting Things Done” foi criado pelo americano David Allen e está ligado à organização e produtividade pessoal. No Brasil, ele é mais conhecido como “Arte de Fazer Acontecer”, que foi a tradução dada ao livro de Allen, publicado no país em 2005.

Aplicável em qualquer situação da vida prática, ele tem como principal objetivo desocupar a mente de um excesso de informações. Com isso, você tem a oportunidade de direcionar suas energias para tarefas práticas. Ou seja, para fazer acontecer de forma automática, sem exigência de novos esforços mentais.

Dessa forma, utilizar esse método é uma excelente forma de aumentar a produtividade em qualquer aspecto da sua vida (estudos, trabalho, organização doméstica), levando em consideração que ele otimiza a distribuição de seus compromissos e permite manter sob controle as questões pendentes.

Contribuições para a organização de eventos

Trabalhar com organização de eventos exige que se desempenhem várias funções simultaneamente, principalmente se você contar com uma equipe reduzida ou participar de mais de uma produção ao mesmo tempo.

Nesse caso, em meio à correria para comprar materiais, planejar a divulgação, contatar fornecedores e atender clientes, é comum esquecer alguns compromissos e atrapalhar o fluxo do trabalho, acumulando tarefas e transformando isso em uma bola de neve difícil de lidar.

Para evitar essas situações, você pode utilizar o método GTD, que promove uma organização de atividades de forma eficiente, permitindo deixar de lado toda a ansiedade e o estresse decorrente do acúmulo de compromissos.

Isso é possível porque o método não autoriza a sobreposição de tarefas — com ele, você só pode fazer uma coisa de cada vez. Além disso, seu bloco de notas torna-se seu braço direito, evitando que você se esqueça de alguma obrigação.

Dessa forma, a consequência direta do método é fazer de seus adeptos pessoas muito mais produtivas graças à gestão do tempo de trabalho em função das atividades a cumprir.

Se você tem interesse em adotar esse método para otimizar a organização de seus eventos, veja alguns passos que devem ser seguidos:

Tenha um bloco de anotações

Ter um bloco de anotações é essencial para dar o primeiro passo do método GTD, chamado de “coleta”.

Para isso, você pode utilizar um pequeno caderno ou até mesmo um bloco de anotações virtual, como a Google Agenda ou o Evernote, que estão disponíveis para smartphones e podem ser sincronizados em outros aparelhos digitais.

Com seu bloco de anotações em mão, você deve tomar nota de todas as suas obrigações, até mesmo as mais triviais: entrar em contato com fornecedores, reuniões com clientes ou com a equipe, entrega de projetos, compra de materiais, visitas técnicas, entre tantas outras que estão envolvidas na organização de um evento.

Tomando essa atitude, você dará um passo importante para desocupar sua mente, pois anotar seus compromissos diminui o esforço feito para lembrar-se de todos eles. Isso garante mais eficiência para as suas produções, pois evita esquecimentos, que são um problema grave para organizadores de eventos.

Processe sua lista de obrigações

Depois de anotar todos os seus compromissos em um bloco de notas, é hora de dar o segundo passo, chamado de “processamento”.

Primeiramente, risque as atividades desnecessárias e separe o que pode ser deixado para outro momento, pois assim você mantém, em sua lista, somente as obrigações que importam para o presente.

Depois disso, você precisa avaliar todas as tarefas que sobraram para conseguir organizá-las em uma ordem. Para tanto, é necessário fazer algumas perguntas sobre as ações que devem ser executadas.

  • dura menos de dois minutos?
  • depende de outra pessoa?
  • precisa ser feita em um dia ou horário definido?
  • pode ser feita somente quando for possível?

Com as respostas para essas questões, você tem condições de dar o terceiro passo, que é a organização das tarefas.

Organize as ações

As perguntas feitas na fase de processamento são fundamentais para definir como as tarefas serão organizadas, tendo em vista que a ordem de execução vai depender diretamente das respostas obtidas. De acordo com elas, siga as seguintes instruções:

Se alguma das tarefas pode ser feita em menos de dois minutos, você deve executá-la imediatamente e riscá-la da lista, para que o número de ações a fazer diminua.

Quando alguma ação depender de outra pessoa, repasse a informação ao responsável. Aquelas que têm dia ou horário específicos devem ser anotadas na agenda para serem executadas no momento indicado.

Quando houver atividades que podem ser feitas de acordo com sua disponibilidade, você deve separá-las de acordo com os contextos em que elas se encaixam.

Uma ideia é fazer uma lista com pendências para casa, outra para o escritório, outra para quando estiver no local de realização do evento.

Coloque a mão na massa

Depois de organizar as tarefas, você chega ao quarto passo, que é de execução. Ou seja, é hora de colocar a mão na massa e começar a dar conta de seus compromissos.

É importante frisar que você nunca deve fazer duas ou mais coisas ao mesmo tempo. Por isso, sempre foque em um compromisso e passe para o próximo somente depois de finalizá-lo.

Revise a lista de compromissos

Segundo David Allen, é necessário revisar a lista de compromissos semanalmente para verificar pendências e atualizá-las.

Com isso, você reorganiza tudo o que ficou por fazer e tem a oportunidade de avaliar se o método está sendo aplicado corretamente. Caso contrário, você pode rever sua estratégia para melhorar a administração do seu tempo.

Agora que você já compreendeu como utilizar o método GTD para organização de eventos, assine nossa newsletter e receba mais dicas de como otimizar seu trabalho!

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