Ninguém quer estourar o orçamento do evento: 5 dicas para evitar que isso aconteça!

Estourar o orçamento do evento é o maior pesadelo de um produtor. Esse descontrole pode arruinar todo o planejamento e as consequências podem ser desastrosas.

Mas fique calmo, pois é possível evitar esse cenário terrível. Quer saber como? Confira as 5 dicas que nós selecionamos para você não estourar o orçamento do seu evento.

1. Elabore um plano de ação para o seu evento

Faça uma lista de todos os elementos necessários para que seu evento aconteça. Esse primeiro passo ajuda você a ter uma ideia geral do evento e da quantidade de recursos necessária para que ele aconteça sem estourar seu orçamento.

O plano de ação também pode ajudar você a pensar em alternativas para reduzir custos durante a construção do evento. Por isso, ele deve ser construído de modo que possa ser rearranjado ao longo do processo.

2. Separe parte do orçamento do evento para emergências

Quem está habituado a organizar um evento já deve ter aprendido com a prática que imprevistos acontecem. Por isso, não ter um recurso reserva para resolver os pequenos contratempos, que podem surgir antes ou durante o evento, é um erro que pode acabar levando o orçamento final às alturas.

Essa reserva para as despesas de última hora varia de acordo com o tamanho do evento, mas geralmente ficam entre 10% e 15% do orçamento total. Com isso, você nunca mais vai sofrer com as despesas que surgem sem aviso prévio, o que representa menos dores de cabeça para você e seus clientes.

3. Não exagere na terceirização de serviços

No momento de compor o orçamento tenha muita atenção ao separar os recursos para o pagamento de profissionais ou serviços terceirizados para o evento.

Muitas vezes, essas empresas oferecem pacotes, que podem parecer bastante vantajosos em um primeiro momento, mas no final podem representar um aumento de custo e uma menor margem de lucro para você.

Contrate apenas os serviços e profissionais que sejam essenciais para o evento e não deixe de realizar uma pesquisa minuciosa de pacotes que estejam de acordo com as necessidades e, claro, dentro do orçamento previsto.

4. Negocie com seus fornecedores

Quer reduzir os custos de um evento? Negocie sempre! O primeiro passo na procura de fornecedores é a paciência e a pesquisa. Conte com referências, visite-os e negocie descontos.

É importante considerar a experiência do fornecedor e se ele é capaz de atender às demandas do seu evento. Tenha atenção não apenas ao preço, mas à qualidade do serviço. Esse é mais um caso em que o barato pode sair caro.

O ideal é que você possa dispor de pelo menos 3 para cada tipo de serviço e, assim, optar por aquele que ofereça o melhor custo-benefício. E claro, valorize ainda mais os fornecedores que recompensam a fidelidade.

5. Seja realista

Muitas vezes as exigências dos seus clientes não coincidem com o orçamento disponível e você precisa fazer milagres para deixar esses clientes satisfeitos, não é verdade? Mas isso não significa extrapolar.

Crie uma planilha e coloque todas as necessidades e possíveis pedidos dos clientes. Esse documento é uma ferramenta importante para você avaliar a necessidade de reajustes. É o momento, também, de considerar alternativas que mantenham a qualidade do evento com um menor custo final.

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