Orçamento de um evento: quanto vou gastar?

Entender a diferença entre os custos dos fornecedores é muito importante para validar a sua planilha de orçamento. Definir o quanto gastar com cada serviço é essencial para a organização e, consequentemente, o sucesso do seu evento.

Muitas vezes o seu budget não vai fechar porque o preço estimado não é compatível com o custo real. Mas não se preocupe, isso é mais normal do que você imagina. Vamos fazer uma simulação simples, baseada nos nossos custos, para você entender do que estamos falando. Se considerarmos um evento “tradicional”, para 100 pessoas, em formato auditório com 2 coffee breaks, projeção, iluminação e sonorização básicas, teríamos o seguinte cenário do gráfico.

Como se divide o meu orçamento

O gerador é o menor custo do seu evento e não vai ultrapassar 10% do orçamento total. Na sequência, áudio e vídeo ocupam em torno de 20% do seu budget, como se pode ver na parcela amarelada. As pessoas, muitas vezes, acreditam que o maior custo será a locação, quando, na verdade, é o de alimentos e bebidas.

Apesar da diferença do quanto consomem do orçamento, todos os setores são importantes. Por isso é importante para o sucesso do evento planejar e visualizar quanto cada um deles vai tomar do seu budget. Um erro muito comum é tirar muito investimento de um setor para abusar no outro. Por exemplo, pegar uma parcela gigante do orçamento para trazer uma banda incrível ao seu evento e não garantir um valet.

É preciso que todos os setores estejam bem planejados, alinhados e tenham o mesmo nível de entrega. Com essa visão macro do que é o orçamento, metade do caminho para o sucesso já está trilhado. Agora se o seu evento é um pouco mais complexo e você quer um guia sobre como organiza-lo, acesse o nosso e-book: como organizar um evento de sucesso.

Mas afinal, quanto eu vou gastar?

Não dá dúvida nenhuma: o que todo mundo quer saber é quanto vai custar o evento! Afinal de contas, não adianta gostar do espaço, ele ser perfeito para o evento, se não couber no orçamento. Pensando nisso, nós vamos facilitar a sua vida.

Aproveitando o mesmo exemplo anterior: um evento corporativo “tradicional”, para 100 pessoas, em formato auditório com 2 coffee breaks, projeção, iluminação e sonorização básicas. Teríamos um cenário mais ou menos desta forma:


É importante ressaltar que estes valores podem sofrer variações e, grosso modo, são os valores cheios. Ou seja, estamos cotando por cima para garantir que não estamos prometendo um preço que não podemos cumprir.

Além disso, tanto o centro de convenções como os nossos fornecedores exclusivos sempre negociam e o mais importante é que cheguemos a um valor que fique interessante para ambos os lados, não é mesmo? Como os fornecedores são nossos parceiros, várias vezes ajudamos o cliente a negociar e vamos ajeitando os preços em consonância para caber no seu orçamento.

Agora que você entendeu como dividir adequadamente o budget e, aproximadamente, quanto vai custa o evento aqui, vamos negociar? Entre em contato com o nosso setor comercial e solicite um orçamento. Estamos esperando o seu contato!

 

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