Orçamento reduzido? Saiba o que priorizar no seu evento corporativo

Definir o orçamento de um evento corporativo pode ser desafiador – ainda mais quando os valores são reduzidos. Por isso, o planejamento financeiro e a criatividade serão os seus principais aliados nesta missão – basta saber definir as prioridades da sua empresa e identificar de forma certeira os interesses de todos os envolvidos. Quer saber no que investir para que o seu evento seja um sucesso? Confira aqui:

1) Tenha um objetivo principal

Definir o objetivo principal para a realização do seu evento pode ajudar, e muito, no controle de um orçamento reduzido. Por isso, é fundamental que exista um alinhamento entre os responsáveis pelo projeto para colocar no papel o que, realmente, a empresa deseja alcançar promovendo a ação. Seja o lançamento de um novo produto, uma palestra ou um workshop, o ponto alto é identificar as áreas que se deseja investir. Além dos interesses da empresa, também é muito importante conhecer bem os interesses e hábitos do público que você pretende atingir com esta ação. Após colher estes dados, fica mais fácil criar uma planilha detalhada como forma de controlar os gastos com eficiência.

2) Invista em uma equipe experiente

A equipe responsável por um evento faz toda a diferença no resultado final e por isso vale a pena gastar um pouco a mais por este serviço! Investir em profissionais capacitados também funciona como uma forma acertada de evitar problemas durante a ação corporativa, já que a experiência ajuda muito na hora de resolver qualquer tipo de imprevisto. Durante o grande dia, é praticamente impossível para o organizador se deslocar por todas as áreas do lugar. Com um time de confiança, você pode focar em questões essenciais e delegar outras funções secundárias, com a certeza de que tudo está bem monitorado.

3) Priorize a definição do local

Um dos pontos mais importantes para que o evento corporativo alcance bons resultados é a escolha do local. São inúmeras questões que devem ser observadas cuidadosamente antes de definir o espaço. Por isso, logo no início dos preparativos, é indispensável encontrar um ambiente que ofereça toda a estrutura necessária. A acomodação confortável de todos os convidados é fundamental. Mas, pense também na quantidade de banheiros disponíveis, estacionamento, acessibilidade, saídas de emergência e na qualidade dos equipamentos oferecidos para palestras, por exemplo.

Outra medida diferenciada é verificar a logística operacional de recebimento dos fornecedores e a possibilidade de preparar a equipe de apoio durante o pré-evento. E lembre-se ainda de fazer visitas prévias e montar um check-list para que nada importante seja esquecido.

4) Antecipe a busca por serviços

Fornecedores costumam oferecer bons descontos por contratações antecipadas. Então, se planeje e sempre peça, pelo menos, três orçamentos diferentes para encontrar os serviços que mais se encaixam com a proposta do evento. Pesquise bem antes de iniciar o contato e não feche negócio apenas pelo preço, ok? Também é super importante criar uma reserva no orçamento para algum imprevisto: se você precisar de um segurança a mais ou a instalação de um serviço elétrico, por exemplo, tudo isso precisará caber no seu bolso, sem estourar o orçamento.

5) Crie brindes criativos e úteis

Mesmo com um orçamento reduzido, os brindes são essenciais para o sucesso da ação. Por isso, escolha formas simples e eficientes de impressionar o público. Muitas vezes um voucher de desconto em compras online, por exemplo, custará menos para empresa e ainda ajudará a gerar engajamento do público com a marca. O que faz diferença é a criatividade aliada a personalização. Dessa forma, o público contribui com a divulgação da empresa e ainda inicia um relacionamento amistoso.

Pronto! Agora você já sabe o que priorizar no orçamento do evento corporativo, que tal começar a planejar o seu próximo evento de sucesso?  Solicite aqui um orçamento personalizado e comece hoje a planejar o seu evento de sucesso! Temos certeza que você também tem algo de muito legal para dizer para o mundo!

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