Reduzir custos de um evento corporativo é possível!

Produzir um evento é uma tarefa que envolve muita dedicação, pesquisa e atenção a detalhes. Além disso, são muitos os gastos na organização. Quando falamos do âmbito corporativo, isso não é diferente — afinal, o público espera ansiosamente e vai querer encontrar tudo perfeito no dia do acontecimento.

Mas como conseguir inovar e surpreender o público com um orçamento que, muitas vezes, é limitado? Não se preocupe! Elaboramos este post com algumas dicas práticas para te mostrar que é possível reduzir os custos de um evento corporativo e, ainda assim, garantir uma experiência incrível para todos os participantes! Acompanhe!

Negocie ao máximo

Ainda tratando sobre fornecedores, esse tópico já é de conhecimento de muitos profissionais da área, mas merece ser lembrado. Analise as condições do contrato, o custo-benefício e, claro, peça descontos. O “não” você já tem, portanto, não custa tentar, certo?

Se não for possível um abatimento no valor, tente conseguir algum benefício ou serviço adicional. A disponibilização de uma rede Wi-Fi no dia do evento ou item extra no buffet já são formas de economizar. Lembre-se de que vendedores já são treinados para oferecer algum “bônus” no preço final. Não desperdice essa oportunidade!

Tenha tudo registrado

Não importa a forma com a qual você mais se identifica: software de gestão, planilhas, aplicativos ou o “bom e velho” papel. O importante é não deixar nada passar despercebido.

Se você mantiver um controle detalhado de tudo que já foi, está sendo ou ainda precisa ser contratado, fica mais fácil identificar possíveis pontos de economia. Além disso, você evita gastos desnecessários por ter que contratar algum serviço de última hora devido ao esquecimento ou à falha nas negociações.

Busque alternativas para a divulgação

Um evento sem divulgação corre um grande ― para não dizer total ― risco de ser um fracasso, concorda? Mas esse é um item que consome uma boa parte do orçamento. Porém, ele também dispõe de alternativas mais em conta.

A primeira é a utilização das redes sociais. Facebook, com as transmissões ao vivo e, especialmente no caso de eventos corporativos, o LinkedIn devem ser explorados para alcançar seu público-alvo. O Instagram, por meio do recurso Stories, e o Twitter, com as hashtags, também podem render bons frutos.

Sabendo explorar corretamente cada rede, você, além de reduzir os custos de um evento corporativo, ajuda a divulgar sua marca.

Acerte na escolha do local

Por fim, mas não menos importante, o local também é um ponto que pode determinar o sucesso ou fracasso do seu evento. Acertar na escolha também pode significar uma redução significativa nos seus gastos.

Avalie a infraestrutura oferecida, assim como os serviços incluídos. Uma boa localização ajuda a reduzir o custo com transporte de palestrantes, fornecedores e dos próprios participantes.

Uma decoração que possa ser “aproveitada” também é outro ponto a ser observado. Sistema de ar-condicionado, acessibilidade e até mesmo o visual do local devem ser analisados.

Como você viu, não é impossível reduzir os custos de um evento corporativo. Basta pesquisar, ter paciência, avaliar o custo-benefício de cada serviço e, claro, optar por aqueles que trarão economia sem prejudicar a qualidade.

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